FAQ
Najbolj pogosta vprašanja in odgovori:
Center za e-Poslovanje (EPOS) sodi med ključne akterje na področju spodbujanja digitalizacije slovenskega gospodarstva, saj si prizadeva, da eRačuni postanejo prevladujoča metoda izdajanja računov.
Namen ukrepa ROSE “Readiness Of Slovenian E-Invoicing” je uveljavitev eRačuna v skladu z novo sprejetim evropskim standardom (EN 16931) o elektronskih računih. Prvi projekt ROSE je bil zaključen maja 2018, projekt ROSE 2 pa bo zaključen septembra 2020. Projekta ROSE in ROSE 2 podpira in sofinancira Evropska komisija preko Instrumenta za povezovanje Evrope (CEF). CEF Telecom je ključni instrument EU za podporo čezmejnim stikom med javnimi upravami, podjetji in državljani, preko uporabe digitalne storitvene infrastrukture in širokopasovnih omrežij. Podprti ukrep bo prispeval k ustvarjanju evropskega ekosistema medsebojno kompatibilnih in povezanih digitalnih storitev, ki odlikujejo enotni digitalni trg ter podpiral nadaljnji razvoj sistema e-računov v Sloveniji in skrbel za njegovo uskladitev z zakonodajo Evropske unije s ciljem digitalizacije javnih naročil.
eRačun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki. Original izdanega računa je tisti, ki je bil posredovan partnerju in je hranjen na primeren način (tako,da je zagotovljena njegova avtentičnost in nespremenljivost).
eRačun sestavljajo:
- Strukturiran del eRačuna - v Sloveniji je uveljavljen standard e-SLOG.
- Elektronski podpis eRačuna (doda se na zahtevo prejemnika ali na željo pošiljatelja)
- Vizualizacija eRačuna v PDF obliki, ki je ponavadi priloga strukturiranega eRačuna
S skupnim imenom »eRačun« se označujejo dokumenti oz. knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki. Knjigovodske listine so lahko prejete ali izdane. Popolnost, resničnost in poštenost poslovnega dogodka izkazujejo z obveznimi elementi listine. Slednji so opredeljeni tako v Pravilniku o računovodstvu organizacije kot v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1).
Za eRačune torej štejemo dokumente oz. listine, ki vsebujejo obvezne elemente, in sicer ne glede na to, kako se listina imenuje (račun, dobropis, bremepis, avansni račun, zahtevek,…) .
Večina finančnih in drugih aplikacij že zagotavlja izdajo strukturiranega eRačuna v eSlog obliki s pripadajočo pdf vizualizacijo.
Večina ponudnikov zagotavlja izvoz ali avtomatski prenos eSlog Računa v eIzmenjavo. Pred tem pa je potrebno eRačun podpisati, ga opremiti z elektronsko ovojnico in mu pripeti potrebne priloge (dobavnice …).
eIzmenjava eRačuna je proces verodostojne elektronske dostave računa od izdajatelja do prejemnika. Prejemnik se mora strinjati s prejemom eRačunov in si zagotoviti prevzem eRačunov preko ene od zanesljivih elektronskih poti. Priporočljivo je, da prejemnik uporabi eno od omrežij elektronske izmenjave (EDI), ki zagotavljajo revizijske sledi in formalno, varno dostavo.
Za eIzmenjavo je potrebno račun opremiti z primerno elektronsko ovojnico.
- Elektronska ovojnica - je XML dokument, ki opredeljuje pošiljatelja, prejemnika in vsebino sporočila. Uporablja se za usmerjanje eDokumentov pri izmenjavi preko elektronskih poti.
- Omrežja elektronske izmenjave uporabljajo različne ovojnice za usmerjanje izmenjave.
V primeru, da izdajatelj pripravlja račun v drugi obliki kot jo posreduje partnerju (eRačun v eSlog ali drugi obliki, papirni račun), lahko za lastne potrebe in za potrebe davčnega nadzora eRačun hrani elektronsko v drugem zapisu pod naslednjimi pogoji:
- Informacije računa na drugem zapisu morajo biti shranjene v obliki, ki verodostojno predstavljaja vsebino posredovanega računa.
- Pristnost izvora (zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa), celovitost vsebine (vsebina računa, po 82. in 83. členu ZDDV-1, po izdaji računa ni bila spremenjena) in čitljivost računa morajo biti zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Pristnost izvora in čitljivost vsebine se lahko zagotavljata s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo.
Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavlja z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI). Račune moramo hraniti v svoji izvirni elektronski obliki, lahko pa jih, ne glede na njihovo izvirno obliko, hranite tudi na drugem mediju (mikrofilmu, papirju,..), če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki.
- Če račune hranite elektronsko, je potrebno elektronsko hraniti tudi podatke, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine ter zagotavljajo ponovitev postopka izdaje identičnega računa.
- Če so elektronske listine podpisane elektronsko z uporabo podatkov in sredstev za podpisovanje, je potrebno hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa enako dolgo, kot se hrani elektronske listine.
- Če se istemu prejemniku pošlje ali da na razpolago sveženj z več elektronskimi računi, se lahko podatke, ki so skupni posameznim računom, shrani samo enkrat, če so za vsak račun dostopne vse informacije.
eRačun lahko pošljemo preko poljubne elektronske poti/ponudnika eIzmenjave, ki ima možnost posredovanja eRačuna prejemniku.
Ponudniki poslovno informacijskih sistemov ponujajo širok nabor rešitev za izdajo elektronskih računov. Seznam ponudnikov, ki so bizBox partnerji se nahaja tukaj.
Kaj morate vprašati svojega ponudnika?
- Ali moj sistem že zagotavlja izdajo eSlog eRačuna in pripravo PDF vizualizacije?
- Ali moj sistem že zagotavlja podpisovanje eRačuna?
- Ali moj sistem že zagotavlja pripravo elektronske ovojnice in za katerega ponudnika izmenjave?
- Ali moj sistem že vsebuje storitev eIzmenjave dokumentov brez ročnega izvoza?
- Ali lahko izdajam račune enotno v elektronski in papirni obliki?
- Ali imam možnost pregleda kdo prejema račune v elektronski in kdo v papirni obliki?
- Ali je omogočena elektronska hramba dokumentov?
Svoje partnerje morate obvestiti, da bi radi prejemali in pošiljali eRačune.
Lahko jih obvestite preko elektronske pošte, če imate prave kontaktne informacije ali preko klasične pošte. Poslati jim je potrebno pojasnila in napotke za izmenjavo eRačuna, zakaj si želite takega prejema računa, z opisom in prednostmi prejemanja eRačuna, kot tudi prednostmi, ki si jih bodo zagotovili kot pošiljatelji. Pojasniti jim morate, kako naj vam pošljejo račun in kateri kanal izmenjave uporabljate.
Verjetno vsi še ne pošiljajo eRačunov. Lahko jih naprosite, da v nekem razumnem roku pričnejo s pošiljanjem. Lahko podate tudi datum, po katerem ne sprejemate več papirnatih računov z vključenimi sankcijami.
Na spletnih straneh EPOS uporabljamo piškotke z namenom zagotavljanja spletne storitve in funkcionalnosti, ki jih brez njih ne bi mogli nuditi, zato vas prosimo, da s spodnjim gumbom potrdite uporabo piškotkov na naši spletni strani.